Szyfrowanie transmisji
Cały ruch między przeglądarką albo telefonem a Wylogowaniem odbywa się przez szyfrowane połączenie HTTPS. Logowanie, wylogowanie na zmianie, wnioski urlopowe i pobieranie kart ewidencji nie są przesyłane otwartym tekstem.
Dotyczy to wszystkich użytkowników, w tym właściciela, kadr i kierowników, którzy pobierają karty ewidencji z danymi osobowymi, a także pracowników, którzy rejestrują czas w trybie kiosku na tablecie przy wejściu, gdzie dodatkowo wymagany jest kod PIN.
Role i uprawnienia
Dostęp do danych zależy od roli, którą nadaje firma. Dzięki temu każda osoba widzi tylko to, czego potrzebuje do pracy, a dane o godzinach, urlopach i nieobecnościach nie są dostępne dla osób, które nie powinny ich widzieć.
Role są cztery i odpowiadają podziałowi obowiązków w typowej firmie:
- właściciel widzi całą firmę, plany, koszty i ustawienia,
- kadry widzą karty ewidencji, urlopy i zestawienia wszystkich pracowników,
- kierownik widzi grafik i godziny osób ze swojej lokalizacji,
- pracownik widzi własny grafik, własne godziny i własne saldo urlopu.
Karta ewidencji czasu pracy
Anna Kowalska, system podstawowy, pełny etat
| Dzień | Zalogowano | Wylogowano | Czas | Nadg. |
|---|---|---|---|---|
| Pn | 08:00 | 16:00 | 8:00 | 0:00 |
| Wt | 08:00 | 16:30 | 8:30 | 0:30 |
| Śr | 07:30 | 15:30 | 8:00 | 0:00 |
| Cz | 08:00 | 17:00 | 9:00 | 1:00 |
| Pt | 08:00 | 16:00 | 8:00 | 0:00 |
Dziennik zmian
Każda korekta godzin, zatwierdzenie zapomnianej zmiany, zmiana salda urlopu i zmiana uprawnień jest zapisywana w dzienniku zmian. Wpis zawiera, co zmieniono, kto to zrobił i kiedy.
Ma to znaczenie przy kontroli i w sporach o wynagrodzenie. Ewidencja czasu pracy z art. 149 KP powinna być wiarygodna, a ślad poprawek pokazuje, że godziny nie zostały zmienione bez wiedzy osoby odpowiedzialnej.
Umowa powierzenia przetwarzania danych
Firma korzystająca z Wylogowania jest administratorem danych swoich pracowników, a my przetwarzamy je w jej imieniu. Taką relację reguluje umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodna z art. 28 RODO.
Umowa powierzenia jest częścią planu Zakład. W pozostałych planach można o nią zapytać pod adresem [email protected].
RODO i ograniczenie zakresu danych
Wylogowanie zbiera dane niezbędne do ewidencji: imię i nazwisko, godziny logowania i wylogowania, grafik, urlopy oraz oznaczenia nieobecności. Lokalizacja przy logowaniu jest opcją, którą firma włącza lub wyłącza, więc nie jest zbierana domyślnie.
Zasada minimalizacji z RODO oznacza, że nie prosimy o dane, których nie wymaga ewidencja czasu pracy. Zasady przetwarzania danych użytkowników serwisu opisuje polityka prywatności. Dane pracowników firmy przetwarza się wyłącznie w celu prowadzenia ewidencji czasu pracy, grafiku i urlopów, które pracodawca ma obowiązek prowadzić.
Logowanie jednokrotne w planie Zakład
Plan Zakład obsługuje logowanie jednokrotne przez konto Google i Microsoft. Firma może wtedy wykorzystać własne zasady dostępu do kont i odebrać dostęp do ewidencji razem z kontem pracownika. Zakład kosztuje 899 zł netto miesięcznie, 449 zł przy płatności rocznej, plus 23 procent VAT.
Odebranie dostępu odchodzącemu pracownikowi polega na wyłączeniu jego konta, a historia jego zapisów w ewidencji pozostaje w systemie, bo pracodawca musi ją przechowywać. Pytania o bezpieczeństwo danych można wysłać na adres [email protected].