Krok pierwszy, konfiguracja firmy
Zaczynasz od danych firmy i listy pracowników. Wpisujesz system czasu pracy (podstawowy, równoważny do 12 godzin, przerywany albo zadaniowy), okres rozliczeniowy, porę nocną ustaloną w regulaminie oraz wymiar etatu każdej osoby. Na tej podstawie system zna normy z art. 129 Kodeksu pracy i wie, od której godziny zaczyna liczyć dobę pracowniczą z art. 128.
Każdy pracownik dostaje zaproszenie na adres e-mail i ustawia własny dostęp. Role są cztery: właściciel, kadry, kierownik i pracownik. Każda widzi tylko to, co jest jej potrzebne do pracy.
Krok drugi, logowanie na zmianę i wylogowanie
Przy rozpoczęciu pracy pracownik naciska w telefonie lub w przeglądarce przycisk „Zaloguj zmianę”, a po zakończeniu przycisk „Wyloguj”. Dwa dotknięcia zapisują godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, czyli dane, które art. 149 Kodeksu pracy każe pracodawcy gromadzić.
Tam, gdzie pracownicy nie mają przy sobie telefonu, przy wejściu stoi tablet w trybie kiosku. Pracownik wpisuje swój kod PIN i potwierdza wejście albo wyjście. Opcjonalnie przy logowaniu zapisuje się lokalizacja, co przydaje się przy pracy w kilku punktach.
- Telefon lub przeglądarka, bez instalowania czytników kart.
- Tryb kiosku na tablecie z kodem PIN.
- Opcjonalna lokalizacja przy logowaniu.
Karta ewidencji czasu pracy
Anna Kowalska, system podstawowy, pełny etat
| Dzień | Zalogowano | Wylogowano | Czas | Nadg. |
|---|---|---|---|---|
| Pn | 08:00 | 16:00 | 8:00 | 0:00 |
| Wt | 08:00 | 16:30 | 8:30 | 0:30 |
| Śr | 07:30 | 15:30 | 8:00 | 0:00 |
| Cz | 08:00 | 17:00 | 9:00 | 1:00 |
| Pt | 08:00 | 16:00 | 8:00 | 0:00 |
Krok trzeci, karta ewidencji bez przepisywania
Z zapisanych logowań system buduje kartę ewidencji czasu pracy każdego pracownika: godziny pracy, nadgodziny z dodatkiem 50 i 100 procent zgodnie z art. 151, pracę w nocy, niedziele i święta, dni wolne, urlopy i zwolnienia lekarskie. Kadrowa nie przepisuje godzin na koniec miesiąca, tylko sprawdza gotowe zestawienie.
Kartę pobierasz jako PDF na kontrolę albo jako plik CSV do programu płacowego. Każda zmiana ręczna zostaje w dzienniku zmian z informacją, kto ją wprowadził i kiedy.
Co system pilnuje w tle
Przy każdym zapisie sprawdzana jest zgodność z przepisami: 11 godzin odpoczynku dobowego z art. 132, 35 godzin odpoczynku tygodniowego z art. 133, norma dobowa i przeciętna tygodniowa z art. 129 oraz roczny limit 150 godzin nadgodzin. Kierownik widzi alarm, zanim opublikuje grafik, a nie dopiero wtedy, gdy naruszenie już się wydarzyło.
Pracownik, który zapomniał się wylogować, dostaje przypomnienie. Jeśli zmiana pozostaje otwarta, kierownik zatwierdza korektę, a w historii zostaje ślad poprawki.
Ile to zajmuje i ile kosztuje
Konto zakładasz bez karty płatniczej, podając adres e-mail i potwierdzając go kodem z wiadomości. Cennik jest stały dla całej firmy: Zespół 199 zł netto miesięcznie do 15 pracowników, Firma 449 zł do 50 pracowników i Zakład 899 zł do 150 pracowników. Do cen doliczany jest podatek VAT w wysokości 23 procent, a przy płatności rocznej cena miesięczna jest o połowę niższa.
Przed założeniem konta możesz wpisać do kalkulatora tydzień godzin jednego pracownika i zobaczyć, jak wygląda wynik kontroli. To ta sama logika, która działa później na kartach całej firmy.
Po założeniu konta kadrowa lub właściciel może od razu sprawdzić, jak wygląda pierwszy dzień pracy. Pracownik loguje zmianę, system pokazuje ją jako otwartą, a po wylogowaniu dopisuje do karty. Na koniec okresu rozliczeniowego firma widzi sumę godzin, nadgodziny i wymiar w odniesieniu do normy z art. 129. Konfiguracja obejmuje też lokalizacje: kierownik widzi wyłącznie zespół ze swojego punktu, a szablony zmian, na przykład poranną, popołudniową i nocną, wpisujesz raz i używasz przy każdym grafiku.