Wnioski urlopowe bez papieru i bez Excela
Pracownik wybiera rodzaj urlopu i daty, a wniosek trafia do jego kierownika. Kierownik widzi, kto jeszcze jest nieobecny w tych dniach i jak wygląda obsada, po czym zatwierdza albo odrzuca wniosek. Pracownik dostaje powiadomienie o decyzji i od razu widzi, ile dni urlopu mu zostało.
Cała ścieżka jest zapisana w historii zmian: kto złożył wniosek, kto go zatwierdził i kiedy. Przy kontroli nie trzeba odtwarzać tego z korespondencji.
Wymiar urlopu, urlop zaległy i na żądanie
Dla każdego pracownika zapisujemy wymiar roczny, który w Kodeksie pracy wynosi 20 dni przy stażu krótszym niż 10 lat i 26 dni przy stażu co najmniej 10-letnim (art. 154 KP). Przy niepełnym etacie wymiar jest przeliczany proporcjonalnie, a przy zatrudnieniu w ciągu roku odpowiednio do przepracowanego okresu.
Ewidencja pokazuje trzy salda, które kadrowa sprawdza najczęściej:
- urlop wykorzystany i pozostały do końca roku,
- urlop zaległy z poprzedniego roku, który trzeba wykorzystać do 30 września,
- urlop na żądanie, w limicie 4 dni w roku kalendarzowym.
Karta ewidencji czasu pracy
Anna Kowalska, system podstawowy, pełny etat
| Dzień | Zalogowano | Wylogowano | Czas | Nadg. |
|---|---|---|---|---|
| Pn | 08:00 | 16:00 | 8:00 | 0:00 |
| Wt | 08:00 | 16:30 | 8:30 | 0:30 |
| Śr | 07:30 | 15:30 | 8:00 | 0:00 |
| Cz | 08:00 | 17:00 | 9:00 | 1:00 |
| Pt | 08:00 | 16:00 | 8:00 | 0:00 |
Urlop w grafiku i w karcie ewidencji
Zatwierdzony urlop jest od razu widoczny w grafiku jako dzień nieobecności. Kierownik nie przypisze do niego zmiany, a system nie policzy tej doby jako braku pracy. Dzięki temu grafik i ewidencja nie rozjeżdżają się w ciągu miesiąca.
W karcie ewidencji czasu pracy z art. 149 KP urlop ma własne oznaczenie, tak jak zwolnienie lekarskie L4, dzień wolny i niedziele oraz święta. Karta jest gotowa do eksportu w PDF i CSV, więc dane urlopowe trafiają do programu płacowego bez przepisywania.
Kontrola kadrowej nad danymi
Kadrowa widzi wszystkie wnioski w firmie na jednej liście z filtrami po lokalizacji, osobie i statusie. Może poprawić saldo, na przykład po przyjęciu pracownika ze stażem zewnętrznym, a każda taka korekta zostaje zapisana w dzienniku zmian z datą i autorem.
Role ograniczają dostęp. Pracownik widzi tylko własne saldo, kierownik osoby ze swojej lokalizacji, a kadry i właściciel całą firmę. Dzięki temu dane o urlopach i nieobecnościach nie są dostępne dla osób, które nie powinny ich widzieć.
Planowanie urlopów w sezonie
Wakacje, długie weekendy i okres świąteczny to czas, w którym obsada zmian jest najtrudniejsza. Przegląd urlopów w widoku grafiku pokazuje, w których dniach wnioski nakładają się na siebie, zanim kierownik zatwierdzi kolejne.
Zaległe urlopy są widoczne jako osobna pozycja, więc przed wrześniem łatwo wskazać pracowników, którym trzeba zaproponować termin. Kierownik może zaplanować obsadę z wyprzedzeniem, zamiast szukać zastępstwa w ostatniej chwili. To prostszy sposób na uniknięcie sporów o zaległości niż przeglądanie arkusza na koniec roku.
Ewidencja urlopów w planach Wylogowania
Wnioski urlopowe i ewidencja urlopów są dostępne w planach Firma (449 zł netto miesięcznie, do 50 pracowników) i Zakład (899 zł netto miesięcznie, do 150 pracowników). Przy płatności rocznej to 224 i 449 zł netto miesięcznie. Do cen dolicza się 23 procent VAT.
Konto zakłada się bez karty. Cena jest stała dla firmy, więc liczba złożonych wniosków nie wpływa na rachunek.