Dlaczego umowa zlecenia też wymaga ewidencji godzin
Kodeks pracy nie obejmuje umów zlecenia, ale ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę ustanawia dla zleceniobiorców minimalną stawkę godzinową. Żeby ją sprawdzić, trzeba wiedzieć, ile godzin zleceniobiorca faktycznie pracował.
Art. 8a tej ustawy wprowadza minimalną stawkę godzinową dla przyjmujących zlecenie. Jej sprawdzenie wymaga rzetelnego rejestru godzin wykonania zlecenia, zwłaszcza gdy wynagrodzenie jest ustalone ryczałtowo, a nie za godzinę. Rejestr z Wylogowania odpowiada na to pytanie dla każdego miesiąca.
Jak działa rejestr godzin zleceniobiorcy
Zleceniobiorca dostaje własne konto z rolą bez uprawnień kadrowych. Rozpoczyna wykonywanie zlecenia przyciskiem Zaloguj zmianę, a kończy przyciskiem Wyloguj. System zapisuje godzinę rozpoczęcia i zakończenia i dolicza ją do rejestru danego miesiąca.
Gdy zleceniobiorca zapomni się wylogować, dostaje powiadomienie, a kierownik zatwierdza korektę z zapisem w historii zmian. W rejestrze widać wtedy, kto i kiedy poprawił godziny.
Karta ewidencji czasu pracy
Anna Kowalska, system podstawowy, pełny etat
| Dzień | Zalogowano | Wylogowano | Czas | Nadg. |
|---|---|---|---|---|
| Pn | 08:00 | 16:00 | 8:00 | 0:00 |
| Wt | 08:00 | 16:30 | 8:30 | 0:30 |
| Śr | 07:30 | 15:30 | 8:00 | 0:00 |
| Cz | 08:00 | 17:00 | 9:00 | 1:00 |
| Pt | 08:00 | 16:00 | 8:00 | 0:00 |
Sprawdzenie minimalnej stawki godzinowej
Rejestr daje podstawę do prostego rachunku. Wystarczy podzielić wynagrodzenie brutto za miesiąc przez liczbę godzin z rejestru i porównać wynik z obowiązującą minimalną stawką godzinową. Przykład obliczeniowy: przy wynagrodzeniu 3 200 zł za miesiąc i 160 godzinach w rejestrze stawka wynosi 3 200 podzielone przez 160, czyli 20 zł za godzinę. Jeśli rzeczywista liczba godzin wyniesie 190, ta sama kwota daje już około 16,84 zł za godzinę.
Taka różnica jest powodem, dla którego rejestr powinien odzwierciedlać faktyczny czas pracy, a nie liczbę godzin przyjętą w umowie. Wylogowanie podaje dokładne wartości dla każdego dnia.
Zleceniobiorcy obok pracowników w jednym systemie
Firmy zatrudniają ludzi na różnych podstawach: część na umowie o pracę, część na zleceniu, czasem w tej samej kuchni, sklepie lub magazynie. W Wylogowaniu wszyscy mają to samo logowanie i ten sam grafik, ale reguły są różne.
Dla pracowników etatowych system stosuje przepisy Kodeksu pracy: normy czasu pracy z art. 129, odpoczynek dobowy z art. 132 i tygodniowy z art. 133 oraz dodatki za nadgodziny z art. 151 i 151 indeks 1. Dla zleceniobiorców prowadzony jest rejestr godzin bez naliczania nadgodzin, bo ta konstrukcja nie wynika z umowy cywilnoprawnej.
Zestawienie do rozliczenia i do wglądu
Na koniec miesiąca kadrowa pobiera zestawienie godzin każdego zleceniobiorcy w PDF albo CSV. Plik zawiera dni, godziny rozpoczęcia i zakończenia oraz sumę godzin, więc można go bezpośrednio załączyć do rozliczenia albo przekazać do programu płacowego.
Rejestr jest również dowodem, który zleceniodawca może przedstawić przy kontroli albo w razie sporu o liczbę godzin. Zapisy mają datę, autora i historię korekt, a dostęp do nich zależy od roli w firmie.
Rejestr godzin w cenie planu
Rejestr godzin zleceniobiorców jest dostępny w planach Firma i Zakład. Firma kosztuje 449 zł netto miesięcznie (224 zł przy płatności rocznej) i obejmuje do 50 osób, Zakład 899 zł netto miesięcznie (449 zł rocznie) i obejmuje do 150 osób, każda kolejna kosztuje 6 zł. Ceny powiększa 23 procent VAT.
Zleceniobiorcy liczą się do limitu osób w planie, ale nie zmieniają ceny w jego granicach.