Koszt nadgodzin zapłaconych bez kontroli
Nadgodziny z dodatkiem 50 albo 100 procent (art. 151 i 151 indeks 1 KP) są jedną z najdroższych godzin w firmie. Gdy nikt ich nie widzi na bieżąco, rozrastają się po cichu: kilka minut po zmianie, dłuższa dostawa, zastępstwo za chorego.
Przykład liczony na założeniach, nie na wynikach klientów. Firma zatrudnia 30 osób, każda pracuje 2 nadgodziny tygodniowo, a stawka godzinowa wynosi 30 zł. W czterech tygodniach to 30 razy 2 razy 4, czyli 240 godzin. Same godziny kosztują 240 razy 30, czyli 7 200 zł, a dodatek 50 procent to kolejne 3 600 zł. Razem 10 800 zł miesięcznie, z czego 3 600 zł to sam dodatek.
Wylogowanie pokazuje kierownikowi nadgodziny w trakcie okresu rozliczeniowego, więc może przesunąć zmiany, zanim dodatek naliczy się do wypłaty.
Kary z art. 281 Kodeksu pracy
Art. 281 KP przewiduje karę grzywny od 1 000 do 30 000 zł dla osoby odpowiedzialnej za niewłaściwe prowadzenie ewidencji czasu pracy lub jej brak. Ryzyko dotyczy także innych naruszeń przepisów o czasie pracy, takich jak odpoczynek dobowy z art. 132 i tygodniowy z art. 133.
Najczęstsza przyczyna nie jest złą wolą. To grafik ułożony w arkuszu, w którym nikt nie zauważył, że ktoś skończył pracę o 23:00 i zaczął o 8:00. Wylogowanie zgłasza takie dni kierownikowi przed publikacją grafiku, a karta ewidencji każdego pracownika jest gotowa na wezwanie inspektora.
Karta ewidencji czasu pracy
Anna Kowalska, system podstawowy, pełny etat
| Dzień | Zalogowano | Wylogowano | Czas | Nadg. |
|---|---|---|---|---|
| Pn | 08:00 | 16:00 | 8:00 | 0:00 |
| Wt | 08:00 | 16:30 | 8:30 | 0:30 |
| Śr | 07:30 | 15:30 | 8:00 | 0:00 |
| Cz | 08:00 | 17:00 | 9:00 | 1:00 |
| Pt | 08:00 | 16:00 | 8:00 | 0:00 |
Czas kadrowej na koniec miesiąca
Przepisywanie godzin z kartek i arkuszy to praca, którą kadrowa wykonuje co miesiąc. Przykład: przy 30 pracownikach i 15 minutach na kartę to 450 minut, czyli 7,5 godziny. Do tego dochodzi sprawdzanie dobowych norm, doby pracowniczej i odpoczynku.
W Wylogowaniu godziny pochodzą z logowania i wylogowania na zmianie, a karta liczy się sama. Kadrowa przegląda wyjątki, na przykład zapomniane wylogowania, i pobiera gotowe zestawienie w PDF albo CSV do programu płacowego.
Stała cena za firmę zamiast stawki za głowę
Plan Zespół kosztuje 199 zł netto miesięcznie dla firm do 15 osób, plan Firma 449 zł dla firm do 50 osób, plan Zakład 899 zł dla firm do 150 osób, każda kolejna osoba 6 zł. Przy płatności rocznej ceny spadają o połowę: 99, 224 i 449 zł netto miesięcznie. Do cen doliczamy 23 procent VAT.
Porównanie na przykładzie: przy stawce 16 zł za osobę firma z 30 pracownikami płaci 480 zł miesięcznie, a z 45 osobami 720 zł. Plan Firma kosztuje w obu przypadkach 449 zł. Budżet pozostaje przewidywalny, nawet gdy firma zatrudnia sezonowo.
Uprawnienia i widoczność dla zarządu
Właściciel widzi nadgodziny w podziale na lokalizacje, naruszenia odpoczynku i niezamknięte zmiany. Kadry mają dostęp do kart i urlopów, kierownik tylko do swojej lokalizacji, a pracownik do własnych danych. Każda korekta godzin zostaje w dzienniku zmian.
Zakład dodaje logowanie jednokrotne przez konto Google lub Microsoft, API do systemów płacowych, umowę powierzenia przetwarzania danych i gwarancję dostępności 99,9 procent.
Jak ocenić opłacalność we własnej firmie
Wystarczą trzy liczby: ile nadgodzin tygodniowo przypada na osobę, ile godzin miesięcznie kadrowa poświęca na karty i ile osób pracuje na zmiany. Wstaw je do przykładów powyżej i porównaj z ceną planu.
Konto zakłada się bez karty. Pytania o plan lub rozliczenia można wysłać na [email protected].