Ewidencja czasu pracy pracownika prowadzona automatycznie

Art. 149 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego pracownika. Powinna ona umożliwiać ustalenie liczby przepracowanych godzin, wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń oraz uprawnień wynikających z prawa pracy.

W praktyce karta zawiera godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, pracę w nocy, pracę w niedziele i święta, dni wolne, urlopy oraz zwolnienia lekarskie. Każdy z tych elementów ma wpływ na wypłatę.

Pracownik naciska „Zaloguj zmianę” na początku pracy i „Wyloguj” po jej zakończeniu, w telefonie, przeglądarce albo na tablecie przy wejściu. Z tych dwóch zdarzeń system buduje dzień pracy, a z dni całą kartę miesiąca.

Nadgodziny są rozdzielone na dodatek 50 procent i 100 procent według art. 151. Pora nocna jest liczona zgodnie z ustawieniem firmy, a niedziele i święta są oznaczone osobno. Urlopy i zwolnienia lekarskie uzupełniają dni bez pracy.

• Godziny pracy dzień po dniu.
• Nadgodziny z podziałem na 50 i 100 procent.
• Praca w nocy, niedziele i święta.
• Urlopy, L4 i dni wolne.

Karta pokazuje nie tylko liczby, ale też zgodność z przepisami. Odpoczynek dobowy 11 godzin z art. 132 i tygodniowy 35 godzin z art. 133 są sprawdzane po każdej zmianie. Dzień, w którym pracownik miał zbyt krótką przerwę, jest podświetlony.

System liczy też dobę pracowniczą z art. 128, normę z art. 129 w okresie rozliczeniowym i roczny limit 150 godzin nadgodzin. Kierownik dostaje alarm jeszcze przed publikacją grafiku, więc ma szansę zmienić zmianę, zanim problem powstanie.

Gdy pracownik zapomni się wylogować, dostaje przypomnienie. Jeśli zmiana pozostaje otwarta, kierownik zatwierdza korektę godziny. System zapisuje starą wartość, nową wartość, autora i datę.

Taka historia zmian jest ważna przy kontroli. Pokazuje, że ewidencja jest prowadzona rzetelnie, a poprawki mają uzasadnienie i autora.

Pracownik widzi własne godziny, saldo nadgodzin, stan urlopu i wnioski. Kierownik widzi kartę zespołu w swojej lokalizacji, a kadry i właściciel całą firmę. Uprawnienia wynikają z czterech ról.

Kartę eksportujesz do PDF albo CSV. Plany kosztują 199, 449 i 899 zł netto miesięcznie za całą firmę, plus 23 procent VAT, a konto zakładasz bez karty płatniczej.

Dla kadrowej oznacza to zmianę sposobu pracy. Zamiast przepisywać godziny z kartek lub arkusza, sprawdza kartę, zatwierdza korekty i eksportuje gotowe zestawienie do programu płacowego. Czas, który wcześniej schodził na zbieranie i wpisywanie danych, można przeznaczyć na wyjaśnianie nietypowych sytuacji. Przy większej liczbie osób liczy się też spójność: każda karta ma ten sam układ, więc łatwo porównać dwa miesiące albo dwie lokalizacje.

W firmie, która zatrudnia także zleceniobiorców, karta obejmuje rejestr godzin zgodny z art. 8a ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, więc nie trzeba prowadzić dwóch osobnych zestawień.

Karta pracownika jest też podstawą do rozmowy o wynagrodzeniu. Gdy pracownik pyta, skąd wzięły się nadgodziny w danym miesiącu, kadrowa pokazuje dni, godziny i dodatki, bez szukania dokumentów w segregatorze. Taka przejrzystość ogranicza spory i buduje zaufanie w zespole.