Co właściwie trzeba rejestrować
Art. 149 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego pracownika, zawierającej dane potrzebne do ustalenia wynagrodzenia i uprawnień. Sama godzina wejścia nie wystarcza. Trzeba widzieć wyjście, nadgodziny, pracę w nocy, niedziele, święta, urlopy i nieobecności.
Rejestracja czasu pracy to więc pierwszy krok, a ewidencja jest jej wynikiem. Wyloguj zapisuje dwa zdarzenia, zalogowanie i wylogowanie, a resztę wylicza na podstawie ustawień firmy.
Telefon i tablet zamiast czytników kart
Pracownik loguje zmianę w przeglądarce telefonu. Nie musi pobierać specjalnej aplikacji, więc rejestracja zaczyna działać od dnia, w którym dostaje zaproszenie na e-mail. Dla osób bez smartfona służy tablet w trybie kiosku przy wejściu: pracownik wpisuje kod PIN i potwierdza początek lub koniec pracy.
Rezygnacja z czytników oznacza brak zakupu sprzętu, brak montażu i brak serwisu. Dla firmy z kilkoma lokalizacjami to także brak konieczności wożenia urządzeń między punktami.
- Przycisk „Zaloguj zmianę” na początku pracy.
- Przycisk „Wyloguj” po jej zakończeniu.
- Kiosk z kodem PIN przy wejściu.
- Opcjonalna lokalizacja zapisu.
Karta ewidencji czasu pracy
Anna Kowalska, system podstawowy, pełny etat
| Dzień | Zalogowano | Wylogowano | Czas | Nadg. |
|---|---|---|---|---|
| Pn | 08:00 | 16:00 | 8:00 | 0:00 |
| Wt | 08:00 | 16:30 | 8:30 | 0:30 |
| Śr | 07:30 | 15:30 | 8:00 | 0:00 |
| Cz | 08:00 | 17:00 | 9:00 | 1:00 |
| Pt | 08:00 | 16:00 | 8:00 | 0:00 |
Zapomniane wylogowania i korekty
W praktyce najwięcej błędów w rejestracji bierze się z zapomnianego wylogowania. System wysyła pracownikowi przypomnienie po zakończeniu zmiany, a kierownik widzi listę otwartych zmian.
Korekta wymaga zatwierdzenia. Poprawiona godzina trafia do karty, a w dzienniku zmian zostaje informacja o poprzedniej wartości, osobie, która ją zmieniła, i dacie zmiany. Dzięki temu ewidencja jest wiarygodna także w trakcie kontroli.
Od zapisu do karty ewidencji
Z zapisów powstaje karta z godzinami dzień po dniu. Nadgodziny są rozdzielone na dodatek 50 i 100 procent zgodnie z art. 151, a praca w nocy, w niedziele i święta jest oznaczona osobno. Urlopy i zwolnienia lekarskie uzupełniają obraz miesiąca.
Kartę pobierasz jako PDF albo CSV. W firmie, która dziś przepisuje godziny z kartek, oznacza to koniec przepisywania na koniec miesiąca.
Kontrola odpoczynku przy rejestracji
Zapisane godziny są od razu porównywane z przepisami. System liczy odpoczynek dobowy 11 godzin z art. 132, odpoczynek tygodniowy 35 godzin z art. 133 i dobę pracowniczą z art. 128. Naruszenie widać na karcie jako podświetlony dzień.
Za brak ewidencji albo jej nieprawidłowe prowadzenie art. 281 Kodeksu pracy przewiduje grzywnę od 1 000 do 30 000 zł. Rejestracja online ogranicza to ryzyko, bo dane są kompletne i spójne.
Dla firm zatrudniających na zmiany ważne jest też to, że rejestracja nie zależy od miejsca. Pracownik w sklepie, magazynie czy restauracji używa tego samego przycisku, a dane trafiają do jednej karty. Kierownik widzi na bieżąco, kto jest zalogowany, i może od razu zareagować, gdy ktoś nie pojawił się na zmianie. Na koniec okresu rozliczeniowego rejestracja daje komplet danych do rozliczenia wynagrodzeń, bez zbierania kartek z różnych punktów i bez ręcznego sumowania godzin.
Warto też pamiętać o pracownikach na umowach zlecenia. Rejestr ich godzin prowadzi się w tym samym systemie, zgodnie z art. 8a ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, więc nie ma potrzeby utrzymywania osobnego arkusza. Dane z rejestracji trafiają do zestawienia, które można pobrać w formacie CSV i przekazać księgowości albo biuru rachunkowemu.