Czy program zna polskie przepisy
Program musi liczyć dobę pracowniczą (art. 128), normy z art. 129, odpoczynek dobowy 11 godzin (art. 132), odpoczynek tygodniowy 35 godzin (art. 133) oraz nadgodziny z dodatkiem 50 i 100 procent (art. 151). Zwróć uwagę, czy obsługuje równoważny system czasu pracy do 12 godzin, bo to w nim najłatwiej o błędy.
Dobry program nie tylko liczy, ale też ostrzega. Alarm przed opublikowaniem grafiku jest użyteczniejszy niż informacja o naruszeniu po fakcie.
Jak odbywa się rejestracja
Sprawdź, czy pracownicy mogą rejestrować czas w telefonie i w przeglądarce oraz czy program oferuje tablet w trybie kiosku z kodem PIN. Rozwiązania wymagające czytników kart podnoszą koszt wejścia i wymagają serwisu.
Zapytaj także o przypomnienia o wylogowaniu i o sposób korygowania zapomnianych zmian. Korekta bez historii zmian osłabia wartość ewidencji przy kontroli.
- Telefon, przeglądarka i kiosk.
- Przypomnienia o wylogowaniu.
- Korekty z dziennikiem zmian.
Karta ewidencji czasu pracy
Anna Kowalska, system podstawowy, pełny etat
| Dzień | Zalogowano | Wylogowano | Czas | Nadg. |
|---|---|---|---|---|
| Pn | 08:00 | 16:00 | 8:00 | 0:00 |
| Wt | 08:00 | 16:30 | 8:30 | 0:30 |
| Śr | 07:30 | 15:30 | 8:00 | 0:00 |
| Cz | 08:00 | 17:00 | 9:00 | 1:00 |
| Pt | 08:00 | 16:00 | 8:00 | 0:00 |
Jaka karta ewidencji i jaki eksport
Art. 149 Kodeksu pracy wymaga ewidencji zawierającej dane potrzebne do ustalenia wynagrodzenia i uprawnień. Karta powinna pokazywać godziny pracy, nadgodziny, pracę nocną, niedziele i święta, dni wolne, urlopy oraz zwolnienia. Sprawdź, czy da się ją pobrać jako PDF na kontrolę i jako CSV do programu płacowego.
Jeśli firma zatrudnia także na umowach zlecenia, upewnij się, że program prowadzi rejestr godzin zgodny z art. 8a ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.
Jak rozliczany jest koszt
Wiele programów liczy cenę od pracownika, więc rachunek rośnie z każdym nowym zatrudnieniem i bywa nieprzewidywalny przy sezonowych zmianach zespołu. Zapytaj, czy dokupujesz moduły, takie jak grafik, urlopy czy eksport, i ile kosztują razem.
W Wyloguj cena jest stała dla całej firmy: 199 zł netto miesięcznie do 15 pracowników, 449 zł do 50 i 899 zł do 150, plus 23 procent VAT. Grafik, urlopy i kontrola Kodeksu pracy należą do planu, a przy płatności rocznej cena miesięczna spada o połowę.
Role, dane i bezpieczeństwo
Ewidencja zawiera dane osobowe, więc program powinien mieć role i uprawnienia, dziennik zmian oraz możliwość podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych. Sprawdź, kto widzi karty pracowników i czy kierownik ma dostęp tylko do swojej lokalizacji.
W Wyloguj działają cztery role: właściciel, kadry, kierownik i pracownik. Umowa powierzenia, logowanie jednokrotne przez Google i Microsoft oraz gwarancja dostępności 99,9 procent są częścią planu Zakład.
Jak przetestować program przed zakupem
Najprościej wpisać do kalkulatora prawdziwy tydzień godzin jednego pracownika i porównać wynik z własnymi obliczeniami. Zwróć uwagę, czy program wskazuje dokładnie, w którym dniu odpoczynek był za krótki. Konto w Wyloguj zakładasz bez karty, podając e-mail i kod z wiadomości.
Dobrą praktyką jest też zapytanie o wdrożenie. Program, który wymaga szkolenia, instalacji u każdego pracownika lub sprzętu, wydłuża czas do pierwszej poprawnej karty. Rozwiązanie przeglądarkowe pozwala zacząć od jednej zmiany i rozszerzać zakres stopniowo. Przejrzyj również widok kierownika: powinien pokazywać listę zmian otwartych, alarmy o odpoczynku i wnioski do zatwierdzenia, bo to z tego widoku korzysta się codziennie.
Na koniec zadaj pytanie o zmianę planu. Firma rośnie albo się kurczy, więc program powinien pozwalać przejść na inny plan bez migracji danych i bez utraty historii kart. W Wyloguj zmiana planu dotyczy limitu pracowników i lokalizacji, a zapisane karty i dziennik zmian pozostają dostępne.