System ewidencji pracy zdalnej i obowiązki pracodawcy wobec czasu pracy

Przepisy o pracy zdalnej znajdują się w rozdziale IIc działu czwartego Kodeksu pracy. Nie tworzą one odrębnych zasad ewidencji, więc pracodawca nadal prowadzi ewidencję czasu pracy każdego pracownika zgodnie z art. 149 KP, niezależnie od tego, czy pracownik siedzi w biurze, czy w domu.

Dotyczy to zarówno pracy zdalnej stałej, jak i hybrydowej oraz okazjonalnej. Pracownik wykonujący pracę zdalną na polecenie pracodawcy do 24 dni w roku kalendarzowym także ma godziny pracy zapisane w ewidencji.

Przykład: firma 20-osobowa, w której 6 osób pracuje w trybie hybrydowym 2 dni w tygodniu zdalnie. Wszystkie 6 osób ma w karcie ewidencji godziny także z dni domowych, a okres rozliczeniowy jest wspólny z pozostałymi pracownikami. Nie ma tu odrębnej dokumentacji.

Kodeks pracy nie wskazuje jednej metody. Można korzystać z rejestracji początku i końca pracy w aplikacji, z oświadczeń pracownika potwierdzanych przez przełożonego albo z innego rozwiązania uzgodnionego w porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej.

Ważne jest to, by sposób był jednolity i by zapisy odpowiadały rzeczywistości. Wpisywanie planowanych godzin zamiast faktycznych tworzy ryzyko, że w ewidencji nie znajdą się nadgodziny albo naruszony odpoczynek, a przy kontroli to właśnie takie braki są wytykane.

Dobrą praktyką jest ustalenie, że pracownik rejestruje start pracy, przerwę i koniec dnia najpóźniej w dniu pracy. Poprawki robi się z adnotacją, kto i kiedy je zatwierdził. Dzięki temu ewidencja nie zamienia się w zestaw wpisów uzupełnianych z pamięci na koniec miesiąca.

Pracownik zdalny ma te same normy czasu pracy: 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu w okresie rozliczeniowym. Jego odpoczynek dobowy to także 11 godzin, a tygodniowy 35 godzin.

Przykład: pracownik kończy pracę o 21.00, a o 7.00 następnego dnia odbiera służbowe zgłoszenia. Odpoczynek wynosi 10 godzin, czyli o godzinę za mało. Praca wykonana wieczorem i rano jest pracą, nawet jeśli odbywa się z domowego biurka, więc musi trafić do ewidencji. Pracodawca powinien ustalić zasady kontaktu poza godzinami pracy i zachować te zasady w regulaminie.

Nadgodziny w pracy zdalnej wymagają polecenia lub zgody przełożonego tak samo jak w biurze. Pracodawca, który wie o dodatkowej pracy i ją akceptuje, powinien ją rozliczyć dodatkiem 50 lub 100 procent albo czasem wolnym. Brak jawnych zasad prowadzi do sporów o godziny, których nikt nie zapisał.

Pracodawca ma prawo kontrolować pracę zdalną, w tym czas pracy, ale zasady kontroli ustala się w porozumieniu, regulaminie albo poleceniu. Kontrola musi uwzględniać ochronę danych osobowych i prywatność pracownika, więc nie powinna obejmować na przykład ciągłego podglądu ekranu.

Sama rejestracja początku i końca pracy oraz przerw jest ingerencją niewielką, a wystarcza do prowadzenia ewidencji. Warto o niej poinformować pracowników na piśmie, wraz z celem przetwarzania takich danych.

Warto też pamiętać, że pracodawca ponosi koszty niezbędne do wykonywania pracy zdalnej albo wypłaca ekwiwalent. To jednak odrębny temat od ewidencji i nie wpływa na obowiązek rejestrowania godzin pracy.

Przy pracy hybrydowej częste jest rozbicie ewidencji na dwie: jedną dla biura, drugą dla dni zdalnych. To powoduje luki, bo godziny z obu miejsc trzeba potem ręcznie scalić. Lepszym rozwiązaniem jest jedna karta, w której przy każdym dniu widać miejsce pracy.

Dzięki temu jednym spojrzeniem sprawdzisz sumę godzin, nadgodziny i odpoczynek, a w razie kontroli pokażesz spójny dokument. Karta powinna też zawierać dni wolne i urlopy, żeby pełny obraz okresu rozliczeniowego był w jednym miejscu.

W takiej karcie od razu widać też dni, w których pracownik był w biurze, a w których pracował zdalnie. To pomaga w rozliczaniu kosztów pracy zdalnej i w odpowiedzi na pytania pracownika o to, ile dni w roku spędził poza biurem.

W Wyloguj pracownik zdalny loguje się na początku pracy i wylogowuje po jej zakończeniu w telefonie lub przeglądarce, a jego godziny trafiają do tej samej karty ewidencji co godziny pracowników w biurze.