Karta ewidencji czasu pracy, co musi zawierać i jak długo ją przechowywać

Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy każdego pracownika. Wynika on z art. 149 Kodeksu pracy oraz z rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej. Ewidencja pokazuje, kiedy pracownik rozpoczął i zakończył pracę, ile godzin przepracował i jak te godziny wpływają na wynagrodzenie.

Ustawa nie narzuca jednego wzoru, więc kartą może być tabela w Excelu, wydruk z programu albo dokument generowany w systemie online. Liczy się to, żeby dokument był rzetelny, kompletny i dostępny na żądanie inspektora. Prowadzi się go osobno dla każdego pracownika, poza aktami osobowymi.

Zakres danych wynika z przepisów, a w praktyce karta powinna pozwolić odtworzyć każdy dzień pracy. Poniżej najważniejsze pozycje, które powinny się w niej znaleźć.

Przykład wpisu dla jednego dnia: początek pracy 8.00, koniec 17.00, przerwa 30 minut niewliczana do czasu pracy, czas pracy 8,5 godziny, z czego 0,5 godziny nadliczbowej. Taki zapis wystarcza, żeby odtworzyć dzień pracy bez dodatkowych wyjaśnień i bez sięgania po inne dokumenty.

• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w każdej dobie oraz łączna liczba przepracowanych godzin,
• godziny nadliczbowe, z podaniem, czy przekroczono normę dobową, czy przeciętną tygodniową,
• godziny pracy w porze nocnej, w niedziele i święta,
• dyżury pełnione poza harmonogramem oraz czas wolny udzielony w zamian za nadgodziny,
• urlopy, zwolnienia od pracy, absencje chorobowe i inne nieobecności z podaniem ich przyczyny.

Lista obecności zwykle potwierdza tylko, że pracownik był w pracy danego dnia. Nie wystarcza jako ewidencja czasu pracy, bo nie pokazuje godzin, nadgodzin ani odpoczynku. Inspektor zapyta o godziny, a nie o samą obecność.

Przykład: pracownik podpisał listę obecności w poniedziałek, ale nie wiadomo, czy pracował 8, czy 11 godzin. Bez godzin nie da się ocenić nadgodzin, więc pracodawca ryzykuje zarzut nierzetelnej ewidencji. Dopiero karta z godzinami wejścia i wyjścia pozwala policzyć 3 godziny nadliczbowe i rozliczyć je dodatkiem albo czasem wolnym.

Jeśli firma nadal korzysta z listy obecności, można ją zachować jako dokument pomocniczy, ale nie zastąpi ona karty. Dopiero zestawienie godzin dzień po dniu, podsumowane na koniec okresu rozliczeniowego, spełnia oczekiwania wobec ewidencji. Dobrze, gdy pracownik ma wgląd do własnej karty i może zgłosić poprawkę.

Dokumentację związaną ze stosunkiem pracy przechowuje się przez okres wskazany w art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy. Dla osób zatrudnionych od 2019 roku jest to co do zasady 10 lat, liczone od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. W wybranych przypadkach okres można skrócić do 5 lat, jeśli pracodawca spełnia warunki z ustawy o emeryturach i rentach z FUS.

Dla pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem obowiązują zasady przejściowe, dlatego warto sprawdzić swoją sytuację przed zniszczeniem jakichkolwiek dokumentów. Przechowywanie w formie elektronicznej jest dopuszczalne, o ile dokument da się w każdej chwili odczytać i wydrukować.

Przykład liczenia: pracownik zatrudniony w 2021 roku, którego umowa ustała w marcu 2026 roku, ma dokumentację liczoną od końca 2026 roku. Przy okresie 10 lat należy ją przechowywać do końca 2036 roku. Do tego czasu karty powinny być bezpieczne, kompletne i możliwe do odczytania.

Pierwszy błąd to wpisywanie godzin „z góry”, według grafiku, zamiast faktycznych godzin pracy. Drugi to brak adnotacji o nadgodzinach i o sposobie ich rozliczenia. Trzeci to przepisywanie danych na koniec miesiąca z pamięci, co kończy się różnicami między kartą a rzeczywistością.

Za brak ewidencji albo nierzetelne jej prowadzenie art. 281 Kodeksu pracy przewiduje grzywnę od 1 000 do 30 000 zł. Regularne wpisy w dniu pracy i jednolity format kart dla wszystkich pracowników najskuteczniej obniżają to ryzyko.

Czwartym błędem jest brak podpisu lub potwierdzenia karty. Pracownik powinien mieć możliwość zapoznania się z zapisami, a pracodawca zatwierdza kartę po zamknięciu okresu. Takie zatwierdzenie porządkuje późniejsze spory o godziny i wypłaty.

W Wyloguj pracownik loguje się na zmianę i wylogowuje po niej, a karta ewidencji zapisuje godziny, nadgodziny i nieobecności na bieżąco. Kartę możesz wydrukować lub wyeksportować w każdej chwili.