System rejestracji czasu pracy cena i koszt dla firmy

Na rynku funkcjonują dwa podejścia. Pierwsze to opłata za pracownika miesięcznie, stosowana na przykład przez Kadromierz (od 12,99 zł netto) i inEwi (12,95 zł netto, a 10,95 zł przy płatności rocznej). Drugie to stała opłata za firmę w ramach progu, jak w Wyloguj: 199 zł netto do 15 pracowników, 449 zł do 50 i 899 zł do 150.

Ceny za pracownika są korzystne dla bardzo małych zespołów, bo płacisz za dziesięć osób dziesięć stawek. Ich wadą jest to, że rachunek rośnie z każdym zatrudnieniem i bywa trudny do przewidzenia przy pracy sezonowej. Stała opłata za firmę działa odwrotnie: w małym zespole wychodzi odrobinę drożej, a od około 30 osób zaczyna wyraźnie wygrywać.

Krok pierwszy to maksymalna liczba osób, które będziesz rejestrować w ciągu roku, razem z sezonowymi i zleceniobiorcami, bo ewidencję godzin prowadzi się także dla umów zlecenia. Krok drugi to cena jednostkowa pomnożona przez tę liczbę i przez dwanaście miesięcy. Krok trzeci to dodatki, czyli moduły grafiku, urlopów, integracje i wsparcie, jeśli dostawca liczy je osobno.

Przykład dla 40 pracowników przy stawce 15,99 zł netto: 40 razy 15,99 daje 639,60 zł miesięcznie, czyli 7 675 zł netto rocznie. Przy planie za firmę 449 zł koszt roczny wynosi 5 388 zł netto. Różnica to około 2 300 zł rocznie, a do tego dochodzi 23 procent VAT od obu kwot, który zwykle odliczasz.

Pytaj o opłatę wdrożeniową, o dopłaty za grafik i urlopy, o minimalną liczbę licencji oraz o to, czy cena podana jest netto. Zapytaj również, czy przy zmniejszeniu zespołu opłata spada, i czy umowa wiąże cię na rok. Część dostawców wymaga kupna czytników kart albo terminali, co potrafi dodać kilkaset złotych na każde stanowisko.

Warto sprawdzić też eksport. Karta ewidencji w PDF na kontrolę PIP i plik CSV do programu płacowego powinny wchodzić w cenę, a nie w osobny pakiet. Brak tych funkcji oznacza ręczną pracę kadrowej, która kosztuje więcej niż różnica w cennikach.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z art. 149 Kodeksu pracy, a za jej brak lub nieprawidłowe prowadzenie art. 281 przewiduje grzywnę od 1 000 do 30 000 zł. Do tego dochodzą roszczenia o niewypłacone nadgodziny, które trudno obronić bez rzetelnych kart.

Ręczne prowadzenie ewidencji w arkuszu również kosztuje. Kadrowa, która zamyka miesiąc dla 30 osób, poświęca na to zwykle kilka godzin, a każda pomyłka w odpoczynku dobowym 11 godzin wychodzi dopiero po fakcie. System ostrzega przed publikacją grafiku, więc zamyka ten problem wcześniej.

Restauracja zatrudnia przez cały rok 18 osób, a w sezonie letnim dodatkowo 14 osób na umowach zlecenia i krótkich umowach o pracę. Przez pięć miesięcy zespół liczy 32 osoby, przez siedem miesięcy 18. Przy stawce 15,99 zł za pracownika roczny koszt wynosi 5 miesięcy razy 32 razy 15,99 plus 7 miesięcy razy 18 razy 15,99, czyli 2 558 plus 2 015, razem 4 573 zł netto.

W planie za firmę do 50 osób rachunek wynosi 12 razy 449, czyli 5 388 zł netto, więc w tym przypadku system liczony za osobę wychodzi taniej. Dopiero gdy sezonowa część zespołu wydłuża się albo rośnie powyżej około 28 osób przez cały rok, stała opłata zaczyna się opłacać. Dlatego zawsze liczymy na własnych danych, a nie na przykładzie z reklamy.

Ten przykład pokazuje też, dlaczego warto policzyć dwa scenariusze: zespół minimalny i maksymalny. Różnica między nimi mówi, jak bardzo rachunek za system zależy od kadr, a nie od tego, ile faktycznie z niego korzystasz.

Kadromierz daje dwa miesiące gratis przy płatności rocznej, co obniża efektywną stawkę o około 17 procent, a inEwi obniża cenę z 12,95 do 10,95 zł. To realna oszczędność, ale oznacza zamrożenie środków na rok i trudniejszy wyjazd z umowy, gdy system okaże się niedopasowany.

Rozsądnie jest zacząć od miesięcznej płatności przez dwa lub trzy okresy rozliczeniowe, sprawdzić, czy kadrowa i kierownicy naprawdę z systemu korzystają, i dopiero wtedy przejść na rok. Dobrze, jeśli dostawca pozwala na zmianę planu bez utraty historii kart, bo wtedy decyzja nie jest nieodwracalna.

Przed podpisaniem umowy zadaj kilka konkretnych pytań i zapisz odpowiedzi. Dzięki temu porównasz oferty na tych samych warunkach, a nie na podstawie haseł marketingowych.

• Czy cena jest netto czy brutto i czy obejmuje wszystkie moduły, w tym grafik i urlopy.
• Czy płacę za każdego użytkownika, także zleceniobiorców i osoby sezonowe.
• Czy karta ewidencji w PDF i eksport CSV są w cenie.
• Czy system ostrzega o naruszeniu odpoczynku 11 i 35 godzin przed opublikowaniem grafiku.
• Jak długo trwa umowa i na jakich warunkach mogę zmienić plan lub zrezygnować.
• Czy potrzebuję sprzętu i ile kosztuje jego serwis.

Najtańszy system nie jest najlepszy, jeśli nie zna przepisów. Sprawdź, czy liczy dobę pracowniczą, nadgodziny 50 i 100 procent, pracę nocną i odpoczynki oraz czy obsługuje równoważny system czasu pracy. Przydaje się też kiosk z kodem PIN dla pracowników bez służbowego telefonu.

Przy okazji wdrożenia ewidencji uporządkuj resztę dokumentów nowego pracownika. Zanim zacznie pierwszą zmianę, musi mieć ważne badania wstępne medycyny pracy, a jego pierwsza karta ewidencji powinna ruszać dopiero po ich ukończeniu.

Jeśli chcesz sprawdzić konkretne liczby, porównaj ceny na stronie Kadromierz alternatywa ze stałą ceną za firmę albo zajrzyj do cennika Wyloguj. Konto zakładasz bez karty, a kalkulator nadgodzin pozwala od razu przetestować tydzień pracy jednego pracownika.