Rozliczenie czasu pracy w okresie rozliczeniowym krok po kroku

Zgodnie z art. 129 § 1 Kodeksu pracy czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym. Okres rozliczeniowy nie może być dłuższy niż 4 miesiące, a w określonych przypadkach art. 150 KP pozwala go wydłużyć.

Najczęściej w małych firmach okres rozliczeniowy to jeden miesiąc kalendarzowy. Rozliczenie polega wtedy na sprawdzeniu, czy suma godzin w miesiącu mieści się w wymiarze, a w każdej dobie nie przekroczono 8 godzin.

Okres rozliczeniowy ustala się w regulaminie pracy lub obwieszczeniu i nie zmienia się go w trakcie trwania okresu. Pracownicy powinni znać jego długość, bo od niej zależy moment, w którym wychodzi saldo godzin i powstają nadgodziny średniotygodniowe.

Wymiar czasu pracy liczy się według art. 130 KP: 40 godzin razy liczba pełnych tygodni, plus 8 godzin razy liczba pozostałych dni od poniedziałku do piątku, minus 8 godzin za każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela.

Przykład dla listopada 2026 roku. Są 4 pełne tygodnie, czyli 4 razy 40 godzin, co daje 160 godzin. Pozostaje poniedziałek 30 listopada, czyli 8 godzin, razem 168 godzin. Święto 11 listopada wypada w środę, więc odejmujemy 8 godzin. Wymiar wynosi 160 godzin. Święto 1 listopada przypada w niedzielę i wymiaru nie zmniejsza.

Z karty ewidencji czasu pracy sumujesz godziny faktycznie przepracowane w okresie. Uwzględnij godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a nie godziny z grafiku. Do czasu pracy nie wlicza się przerw niewliczanych do czasu pracy, na przykład przerwy na posiłek, której pracownik nie spędza na stanowisku.

Absencje i urlopy traktuje się osobno. Urlop wypoczynkowy oraz inne nieobecności usprawiedliwione obniżają wymiar do przepracowania o 8 godzin za dzień nieobecności, według zasad dla danej nieobecności. Dlatego w karcie powinny być opisane z przyczyną.

Przykład: w listopadzie pracownik przepracował 20 dni, w tym osiem dni po 9 godzin i dwanaście po 8, co daje 72 plus 96, czyli 168 godzin. Do tego doszły dwie soboty po 2 godziny dodatkowej pracy, razem 172 godziny. To właśnie ta suma jest porównywana z wymiarem.

Godziny nadliczbowe powstają w dwóch sytuacjach: gdy przekroczono normę dobową albo średniotygodniową normę w okresie rozliczeniowym (art. 151 KP). Przykład: pracownik w listopadzie przepracował 172 godziny, a wymiar to 160. Różnica to 12 godzin nadliczbowych.

Za każdą taką godzinę pracownikowi przysługuje wynagrodzenie wraz z dodatkiem z art. 1511 KP: 100 procent za pracę w nocy, w niedzielę i święto niebędące dniem pracy według rozkładu, 50 procent w pozostałych przypadkach. Przy stawce 30 zł za godzinę dodatek 50 procent to 15 zł, a jedna godzina kosztuje 45 zł. Dwanaście godzin to 540 zł.

Zamiast wypłaty można udzielić czasu wolnego (art. 1512 KP). Na pisemny wniosek pracownika w wymiarze 1 do 1, z inicjatywy pracodawcy w wymiarze 1,5 godziny wolnego za godzinę nadliczbową, i wtedy dodatek nie przysługuje.

Przy zmianie okresu rozliczeniowego nadgodziny średniotygodniowe ustala się dopiero na jego końcu, a dobowe na bieżąco. Dlatego karta powinna mieć dwie kolumny, osobno dla nadgodzin dobowych i okresowych, żeby żadna godzina nie została policzona dwukrotnie.

Przed zamknięciem okresu sprawdź, czy między dobami pracy było co najmniej 11 godzin odpoczynku (art. 132 KP) i czy w każdym tygodniu pracownik miał 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku (art. 133 KP). Naruszenia lepiej wychwycić przed wypłatą niż przy kontroli.

Na końcu zatwierdź kartę, przekaż zestawienie do płac i zachowaj dokument w dokumentacji pracowniczej. Rozliczenie, które powtarza się co miesiąc w tym samym porządku, ogranicza liczbę pomyłek i skraca pracę kadrowej.

Przykład kontroli: jeśli w karcie widzisz zmianę zakończoną o 23.00 i kolejną rozpoczętą o 8.00, odstęp wynosi 9 godzin. To mniej niż 11 godzin, więc trzeba to poprawić w grafiku przyszłych okresów i zadbać o rekompensatę, jeśli taka wynika z przepisów.

Wyloguj podlicza godziny z karty ewidencji, wylicza nadgodziny względem wymiaru w okresie rozliczeniowym i ostrzega o brakującym odpoczynku. Zestawienie możesz wyeksportować do programu płacowego.